Die erste Seite dient der Erfassung der allgemeinen Daten einer Veranstaltung.
Auf der Seite Aufgaben erfassen sie alle Punkte, die für den Erfolg der Veranstaltung zu erledigen sind.
Auf der Seite Teilnehmer fügen sie aus der Adressdatenbank von vcEuroFaktura die Adressen ein, die an der Veranstaltung teilnehmen. D.h. jeder Teilnehmer muss unter Adressen angelegt werden, bevor er hier weiter verwaltet werden kann.
Klickt man einen Teilnehmer an, kann unten die Preiskategorie und die bestellten Optionen gewählt werden. Diese müssen zuvor auf der Seite VK-Preise festgelegt werden.
Außerdem erscheint in der Liste Bisherige Teilnahme alle Veranstaltungen, an denen der Teilnehmer bisher teilgenommen hat.
Unterhalb der Teilnehmerliste gibt es weitere Funktionen. Hier können sie sich die Adresskarte anzeigen lassen und einen Teilnehmer löschen. Mit Rechnungen anzeigen werden alle Rechnungen angezeigt, die aus dieser Liste heraus für diese Veranstaltung erstellt wurden. Über Drucken werden alle ausgewählten Teilnehmer in einer Übersichtsliste ausgedruckt.
Von dieser Seite aus können nun z.B. die Rechnungen für eine Anzahlung für alle Teilnehmer gleichzeitig erstellt werden.
Sobald eine Rechnung erstellt wurde, wird dies durch ein Häckchen hinter dem Betrag angezeigt. Setzen sie später diese Rechnung in der Rechnungsliste auf Erledigt, wird dies hier ebenfalls durch eine grüne Farbhinterlegung angezeigt. Wählen sie dazu die Teilnehmer aus, deren Anzahlungsrechnung sie nun erstellen möchten. Öffnen sie nun das Kontextmenü mit der rechten Maustaste oder ctrl-Maustaste. Hier können für die ausgewählten Teilnehmer Rechnungen erstellt werden. Sie können eine E-Mail erstellen, Etiketten drucken, die Adresse über einen Labelwriter drucken und Briefe schreiben.
Außerdem gibt es hier die Möglichkeit ein Standschild zu drucken, die Adresse auf der Adresskarte anzuzeigen und natürlich den Teilnehmer aus dieser Liste zu löschen.
Im Menü Ablage stehen bei geöffneter Teilnehmerliste einige Funktionen aus dem Kontextmenü zur Verfügung.
Hier können sie alle Ausgaben und Einnahmen anlegen, die mit dieser Veranstaltung im Zusammenhang stehen. Mit einem Klick auf + wird ein neuer Buchungsbeleg geöffnet. Achten sie auf dem Buchungsbeleg, dass sie das Kassenbuch, also Bar oder Bank korrekt einstellen. Nach dem Sichern wird dieser dann hier gelistet und summiert.
Auf dieser Seite werden alle Preise festgelegt und Optionen mit ihren Kosten für die Teilnehmer definiert.
Wenn sie die gebuchte Anzahl beim Teilnehmer eingeben, werden diese Daten hierher übertragen und die Summen summiert. Dies gilt für die Optionen ebenso wie für die Preise. Möchten sie dies nicht, aktivieren sie bitte die Checkbox entsprechend.
Hier legen sie auch fest, ob die Preise, die angegebenen Preise inklusive Mehrwertsteuer oder ohne sind.
Auf der Seite Dokumente können sie Textdokumente, Bilder und Links zu dieser Veranstaltung in der Datenbank sichern.
Links müssen per Drag&Drop eingefügt werden, Dokumente und Bilder werden über + hinzugefügt und mit – entfernt.